Catering Yemekhane Takip Sistemi: Birden Çok Müşteriyi Tek Düzende Yönetin

Catering işinde porsiyon sayısı neden tartışma konusu olur?

Catering firması bir müşterinin yemekhanesine yemek sağladığında, fatura çoğunlukla servis edilen porsiyon sayısına dayanır. Müşteri bu sayıyı sorgulayabilir, catering firması da gerçekten kaç porsiyon çıktığını kanıtlayamayabilir. Kâğıt listeler, elle sayımlar ve ay sonunda yapılan tahminler iki tarafı da zor durumda bırakır.

Kartlı geçiş bu tartışmayı veriye çevirir. Her okutma tarih, saat ve öğünle kaydedildiğinden hem müşteri hem catering firması aynı sayıya bakar. Kayıtlı sayı fatura mutabakatını kısaltır; kontrolsüz yemek kullanımı ve kayıp porsiyonlar da görünür hale gelir.

Her müşteri firma ayrı bir alanda

YemekhaneApp çok kiracılı çalışır: her müşteri firma kendi alt alan adında (ör. firmaadi.yemekhaneapp.com), kendi yöneticisi, kendi terminalleri ve kendi kişi listesiyle yer alır. Bir firmanın kayıtları diğerinin ekranına geçmez; bu ayrım veritabanı düzeyinde satır bazlı erişim kurallarıyla da güvence altındadır.

Her firma için tür ayrı seçilir. Bir müşteriniz okul, diğeri fabrika, bir başkası kurumsal ofis olabilir; her biri kendi arayüz diliyle çalışır. Okul müşterinizde kişiler "Öğrenci" ve "Sınıf", işyerinde "Personel" ve "Departman/Birim" olarak görünür. Böylece her müşterinin çalışanları tanıdık terimlerle çalışır.

Müşteri firmalarda terminal ve kart akışı

1. Müşteri firmanız için kayıt açılır ve firma türü seçilir.
2. Kişi listesi topluca yüklenir ve kartlar tanımlanır; bu işlemi YemekhaneApp ekibi yapar.
3. Müşterinin yemekhane girişine bir Android tablet konur, firma yöneticisi tek kullanımlık jetonla tableti eşleştirir.
4. Kart sahibi kartını okutur; geçiş doğrulanır, öğün penceresine göre bir kez kaydedilir.

Müşterinin kendi yönetici hesabı vardır: kişi listesini süzer, pasife alma işlemleri yapar, terminalleri yönetir, günlük raporu görür ve CSV indirir. Böylece catering firması olarak her küçük talep için yönetici işi üstlenmek zorunda kalmazsınız.

Firma bazlı yemek raporu

Her müşteri firma, kendi günlük geçişlerini yönetim panelinde öğün bazında görür ve CSV olarak indirir. Ayrıca YemekhaneApp tarafında bütün firmaları kapsayan aylık bir yemek raporu da hazırlanabilir: her firma için kahvaltı, öğle ve akşam toplamları ile genel toplam gösterilir ve CSV olarak dışa aktarılır. Bu rapor toplu sayı verir, kişi adı içermez; gün ve ay sınırları Türkiye saatine göre belirlenir.

Fatura dönemi geldiğinde müşteri bazlı sayıları yan yana görmek, sözleşme bedeliyle karşılaştırmak ve gerekirse müşteriye kayıtlı dökümü sunmak için bu raporlar yeterlidir. Aylık firma raporu ihtiyacınızı WhatsApp üzerinden iletmeniz yeterlidir.

Müşteri sayısı arttıkça ölçeklenme

Yeni bir müşteri kazandığınızda kurulum yeni bir alan adı ve kişi listesi eklemekten ibarettir; özel sunucu ya da yerel yazılım kurulumu gerekmez. Müşteri bir sözleşmeyi bitirdiğinde ise o firmanın hizmeti geçici olarak durdurulabilir ve terminal "Hizmet geçici olarak durduruldu" uyarısı verir. Verisi diğer firmalara karışmadan yerinde kalır.

Terminaller ise ucuz Android tabletlerdir; müşteri tabletini kendisi sağlayabilir veya siz sağlayıp müşteri yemekhanesine koyabilirsiniz. Donanım işi yazılımdan bağımsızdır.

Dikkat edilmesi gerekenler

• Her müşteri firmanın kişisel veri sorumlulukları (aydınlatma, saklama) kendi kurumuna aittir; sözleşmenizde bu rolleri netleştirmenizi öneririz.
• Sistem geçişi kaydeder, porsiyon çıkışını fiziksel olarak denetlemez; servis hattındaki işleyişi catering firmasının kendi düzeni belirler.
• Web NFC yalnızca Android Chrome ile çalışır; müşteri yemekhanesindeki cihaz buna uygun olmalıdır.

Sektöre göre ayrıntılı anlatımlar için okul yemekhane kart sistemi ve fabrika yemekhane geçiş sistemi sayfalarına, genel mantık için NFC yemekhane takip sistemi sayfasına bakabilirsiniz.