Genel akış bir bakışta
Sistem üç parçadan oluşur: yemekhane girişindeki Android tablet (terminal), kurum yöneticisinin kullandığı yönetim paneli ve kişilere verilen NFC kartlar. Kurulumun ilk üç adımı bir kez yapılır; sonrasında günlük kullanım yalnızca kartı okutmaktan ibarettir.
- Firma kaydı ve tür seçimi
- Kişi listesi ve kartların tanımlanması
- Yönetici hesabı ve öğün düzeni
- Terminalin (tabletin) eşleştirilmesi
- Kartın okutulması ve sonucun görülmesi
- Rapor ve CSV çıktısı
- Kart kaybı ve kişi hareketleri
1. Firma kaydı ve tür seçimi
Önce kurumunuz için bir kayıt açılır ve kurumun kendi alt alan adı belirlenir (ör. okuladi.yemekhaneapp.com). Kurum türü seçilir: okul, işyeri ya da diğer. Bu seçim yalnızca ekrandaki dili belirler. Okulda kişiler "Öğrenci" ve grup alanı "Sınıf", işyerinde "Personel" ve "Departman/Birim", diğer kurumlarda "Kişi" ve "Grup" olarak görünür. Gerekirse kişi etiketini kurumun kendi sözcüğüyle (ör. "Hasta", "Üye") değiştirmek de mümkündür.
2. Kişi listesi ve kartların tanımlanması
Kurum, kişi listesini ad, soyad ve isteğe bağlı olarak sınıf ya da departman bilgisiyle iletir. YemekhaneApp ekibi listeyi topluca sisteme yükler ve her kişiye bir NFC kart tanımlar. Kartın seri numarası okunduğunda düz haliyle saklanmaz; kuruma özel bir anahtarla özetlenir. Kişi ekleme ve kart tanımlama yetkisi bilinçli olarak yönetici hesabında değil, bizde tutulur; bu sayede kart kayıtlarında karışıklık oluşmaz.
Kartların hepsi her cihazla aynı biçimde okunmayabilir. Çok sayıda kart almadan önce birkaç örneği kullanacağınız tabletle deneyin.
3. Yönetici hesabı ve öğün düzeni
Kurum yöneticisi kendi adresindeki yönetim paneline giriş yapar. Panelde günlük öğün sayısını (1, 2 ya da 3) ve öğün saatlerini ayarlar. Üç öğünlü düzende gün kahvaltı, öğle ve akşam pencerelerine bölünür; iki öğünde 1. ve 2. öğün, tek öğünde ise tek bir "Yemek" hakkı vardır. Saatler Türkiye saatine göre işler.
Aynı panelden yönetici şifresi değiştirilir ve açık oturumlar yönetilir. Şifre en az 12 karakter olmalıdır ve büyük harf, küçük harf, rakam ile özel karakter içermelidir.
4. Terminalin eşleştirilmesi
Yönetici panelde yeni bir terminal oluşturur, örneğin "Ana Giriş". Sistem 24 saat geçerli ve tek kullanımlık bir eşleştirme jetonu gösterir. Bu jeton yalnızca bir kez görüntülenir; kopyalanıp tablette terminal sayfasına girilir. Eşleşme tamamlandığında tablet o kuruma bağlanır ve jeton artık kullanılamaz.
Terminal sayfası Android'deki Chrome tarayıcısında HTTPS üzerinden açılır. "Okumayı başlat" denildiğinde tarayıcı NFC izni ister; izin verilince sayfa tam ekrana geçer ve ses ile ekran uyku kilidi hazırlanır. Birden çok giriş için birden çok terminal eklenebilir. Bir tablet kaybolur ya da el değiştirirse yönetici o terminali kapatır veya yeni jeton üretip eski bağlantıyı keser.
5. Kartın okutulması ve ekranda görülenler
Kart sahibi kartını tabletin NFC bölgesine yaklaştırır. Sistem kartı doğrular, geçerli öğün penceresini bulur ve kişinin bu pencerede daha önce geçip geçmediğini kontrol eder. Sonuç yaklaşık iki saniye ekranda kalır ve ardından terminal yeni okutmaya hazırlanır.
Başarılı geçiş
Ekran yeşile döner, "Ahmet K. – Afiyet olsun!" gibi bir mesaj ve öğün bilgisi görünür; kısa bir ses çalar, cihaz titrer. Soyad yalnızca baş harfiyle gösterilir.
Reddedilen geçişler
- "Bu öğün zaten alındı" (tek öğünlü düzende "Bugün yemek zaten alındı"): kart aynı öğün penceresinde tekrar okutulmuş.
- "Kart devre dışı": kişi pasife alınmış ya da kart iptal edilmiş.
- "Kart tanımlı değil": kart bu kuruma ait değil ya da hiç tanımlanmamış.
- "İnternet yok": kayıt yapılmadı, bağlantı gelince kart yeniden okutulmalı.
- "Hizmet geçici olarak durduruldu": kurumun hizmeti durdurulmuş; yönetici ile iletişime geçilmeli.
6. Rapor ve CSV çıktısı
Her geçiş anında kaydedilir. Yönetim panelindeki günlük rapor, seçtiğiniz günün geçişlerini öğün bazında sayar ve kişi, saat, terminal bilgileriyle listeler. "CSV indir" ile aynı veriyi Excel'de açabilirsiniz; dosya UTF-8 biçimindedir ve sütunlar noktalı virgülle ayrılır.
Firma bazlı aylık toplam sayılar ise YemekhaneApp tarafında üretilir. Özellikle birden çok kurumla çalışan yapılar için bu özetin nasıl kullanıldığını catering yemekhane takip sistemi sayfasında anlattık.
7. Kart kaybı ve kişi hareketleri
Kart kaybolduğunda yönetici bize bildirir. Eski kart iptal edilir ve kişiye yeni kart tanımlanır; iptal edilen kart bulunsa bile geçmez, kişinin geçmiş kayıtları yeni kartla aynı kişi kaydında kalır. İşten ayrılan, mezun olan ya da hakkı biten kişiler panelden tek tek veya grup/sınıf süzgeciyle toplu olarak pasife alınır; gerektiğinde yeniden etkinleştirilir.
Sektörünüze özel bir anlatım için okul yemekhane kart sistemi, fabrika yemekhane geçiş sistemi veya şirket yemekhanesi personel yemek takibi sayfalarına göz atabilirsiniz. Aklınıza takılan başka bir şey varsa sıkça sorulan sorular bölümünde yanıt bulabilirsiniz.