Şirket Yemekhanesi için Personel Yemek Takip Sistemi

Ofis ve hizmet binalarında yemek takibi

Şirket yemekhaneleri fabrikalardan farklı bir ritimle çalışır: yoğunluk genellikle öğle arasındaki kısa bir dilimde toplanır, personel sayısı daha azdır ve çoğu zaman yemek hizmeti dışarıdan bir catering firmasından alınır. Bu ortamda en sık karşılaşılan sorular şunlardır: yemek hakkı olmayan biri yemekhaneyi kullanıyor mu, kaç kişi gerçekten yemek yedi ve catering faturası bu sayıyla örtüşüyor mu?

Personel kartıyla geçiş bu soruların hepsine tek yerden yanıt verir. Kartı olmayan ya da kartı pasife alınmış kişi geçemez; geçen herkesin kaydı tarih ve öğünle tutulur.

Personel yemek hakkı nasıl kontrol edilir?

Şirket "İşyeri" olarak tanımlandığında kişiler arayüzde "Personel" olarak adlandırılır. Her personelin bir kartı vardır ve kart sistemde o personele bağlıdır. Personel kartını tablete yaklaştırdığında sistem üç şeyi denetler: kart tanımlı mı, kart etkin mi ve bu öğünde daha önce kullanılmış mı.

• Kart tanımlıysa ve etkinse ve bu öğünde ilk kez okutuluyorsa ekran yeşile döner, personelin adı ve soyadının baş harfi görünür.
• Kart bu öğünde zaten kullanılmışsa "Bu öğün zaten alındı" uyarısı çıkar.
• Kart pasife alınmışsa "Kart devre dışı", sisteme hiç tanımlanmamışsa "Kart tanımlı değil" yazar.

Böylece yemek hakkı kontrolü yemekhane görevlisinin insafına bırakılmaz; kural her kart için aynı biçimde uygulanır.

İşe giriş, işten çıkış ve kart yönetimi

Yeni başlayan personel için yeni kişi kaydı açılır ve bir kart tanımlanır; bu işlemi YemekhaneApp ekibi yapar, siz bilgileri WhatsApp ya da CSV ile iletirsiniz. İşten ayrılan personelin kartı yönetim panelinden pasife alınır. Kart fiziksel olarak iade edilmese bile artık geçmez; personelin geçmiş yemek kayıtları ise raporlarda yerinde kalır.

Birden çok kişiyi aynı anda pasife almanız gerekiyorsa, örneğin bir proje bitip ekip dağıldığında, listeyi departmana göre süzüp toplu işlem yapabilirsiniz. Daha sonra geri dönen kişiler de aynı yöntemle yeniden etkinleştirilir.

Kart kaybolduğunda bize haber vermeniz yeterlidir. Eski kart iptal edilir, personele yeni kart tanımlanır ve iptal edilen kart bulunsa bile yemekhanede geçmez.

Departman bazlı raporlama

Personel listesinde her kişi için bir departman ya da birim bilgisi tutulabilir. Günlük rapor ve CSV çıktısı bu bilgiyi de taşıdığından, insan kaynakları ya da muhasebe birimi yemekhane kullanımını departman bazında inceleyebilir. Örneğin hangi birimin hangi öğünde yemekhaneyi yoğun kullandığını görmek, yemek planlamasında somut bir dayanak sağlar.

CSV dosyası Türkçe Excel'de doğrudan açılacak biçimdedir; sütunlar noktalı virgülle ayrılır ve Türkçe karakterler bozulmaz. Pivot tablo oluşturmak ya da muhasebe sistemine aktarmak için ek bir dönüştürme gerekmez.

Catering firmasıyla çalışan şirketler için

Yemek hizmetini dışarıdan alıyorsanız, catering firmasının faturasında yazan porsiyon sayısıyla sizin yemekhane kayıtlarınızı yan yana koymak çoğu zaman anlaşmazlıkları baştan çözer. Kayıtlar saat ve öğün bilgisiyle tutulduğu için "o gün kaç kişi yemek yedi" sorusu tahminle değil sayıyla yanıtlanır. Catering firması da sistemi kendi müşterilerine kuruyorsa catering yemekhane takip sistemi sayfasında bu kurgunun nasıl işlediğini bulabilirsiniz.

Kurulum için pratik öneriler

• Terminal tabletini yemekhane girişinde, kullanıcının yan yana geçebileceği bir noktada sabitleyin; tabletin şarjda kalması ekranın uyumasını önler.
• Tablet, Android sürümü güncel ve NFC açık olan, Chrome kurulu bir cihaz olmalıdır.
• Personel kartlarını dağıtmadan önce birkaç örnek kartı tabletle deneyin.
• Personel listesini ad, soyad ve departman sütunlarıyla hazırlayın.

Genel çalışma mantığı için NFC yemekhane takip sistemi sayfasına, kurulum sırası için nasıl çalışır sayfasına bakabilirsiniz.